Privacyreglement

 

Algemeen

Indooruitstroom B.V. (hierna: Indooruitstroom), gevestigd aan Coltbaan 19, 3439 NG te Nieuwegein, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Indooruitstroom vindt het als bedrijf belangrijk om uit te leggen hoe zij te werk gaat en hoe zij met privacygevoelige gegevens omgaat. Zorgvuldigheid, transparantie en professionaliteit staan daarbij voorop.

Contactgegevens

Indooruitstroom B.V.

Vestiging Nieuwegein
Coltbaan 19
3439 NG Nieuwegein
 

030 207 2747
https://www.indooruitstroom.nl/
info@indooruistroom.nl

Jan Fidder is de Functionaris Gegevensbescherming van Indooruitstroom. Hij is te bereiken via info@indooruitstroom.nl of telefoonnummer 030 207 2747.

Begrippenlijst:

Persoonsgegeven: elk gegeven dat direct of indirect herleidbaar is naar een natuurlijke persoon.

Medische gegevens: bijzondere persoonsgegevens die gaan over de lichamelijke en/of geestelijke gezondheid van de betrokkene.

Verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen.

Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Cliënt: degene aan wie zorg wordt verleend (de werknemer).

Klant: degene die de opdracht verleent aan Indooruitstroom (de werkgever).

Ontvanger: degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

Toestemming van de betrokkene: een duidelijke actieve handeling, bijvoorbeeld een schriftelijke verklaring, ook met elektronische middelen, of een mondelinge verklaring, waaruit blijkt dat de betrokkene vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig met de verwerking van zijn persoonsgegevens instemt.

Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen, of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (2de Spoor/leidinggevende).

Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

In het kader van de verplichtingen in de Wet verbetering poortwachter kan een werkgever een bedrijf zoals Indooruitstroom, in schakelen voor de re-integratiebegeleiding van hun werknemers. In het kader van deze re-integratiebegeleiding verwerken wij persoonsgegevens van de werknemers van onze klanten. Daarnaast zijn er bedrijven die Indooruitstroom inschakelen voor Outplacement of Jobcoaching. De gegevens die wij daarbij gebruiken zijn vertrouwelijk van aard. U kunt er uiteraard op vertrouwen dat wij deze gegevens optimaal beschermen. Hoe wij dat doen kunt u lezen in deze privacy verklaring.

Welke gegevens verwerken wij?

Indooruitstroom verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Ten aanzien van de cliënt/ werknemer:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Naam bedrijf
• Geslacht
• Geboortedatum
• Datum in dienst
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Inhoud van eventuele (email) correspondentie
• Inhoud re-integratiedossier
• Curriculum vitae
• Testen en assessments

Ten aanzien van de (potentiële) klant/werkgever:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Naam bedrijf
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Administratieverplichtingen
• Factuurgegevens

Ten aanzien van bezoekers van onze website:

• IP-adres
• Bezoekersstatistieken

 

Richtlijnen:

Indooruitstroom houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de volgende richtlijnen:

• Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens
• NVAB richtlijnen bedrijfsarts en privacy
• Blik op werk privacy richtlijn www.blikopwerk.nl

Met welk doel en grondslag verwerken wij de persoonsgegevens?

Indooruitstroom verwerkt uw persoonsgegevens alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven of als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst. Denk daarbij aan de uitvoering van de re-integratiebegeleiding. Dit vormt de grondslag voor de verwerking. Ook verwerken wij gegevens als dat nodig is vanwege een wettelijke verplichting, zoals het doen van belastingaangifte. Tot slot kan Indooruitstroom gegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang. Wij zullen daarbij een zorgvuldige belangenafweging hanteren.

Verder verwerkt Indooruitstroom uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:

• Ter identificatie van en communicatie met de cliënt en werkgever
• Voor het opstellen van rapportages en adviezen aan cliënt en werkgever
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Voor het verzenden van onze nieuwsbrief
• Voor het voldoen aan een wettelijke verplichting
• Voor het bijhouden van bezoekersstatistieken op onze website
• Ten behoeve van het verkrijgen van het keurmerk Blik op Werk

Wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming toe

Indooruitstroom neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Hiermee wordt bedoeld: besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Indooruitstroom) tussen zit.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Indooruitstroom bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Categorie gegevensverwerking	Bewaartermijn	Reden van de termijn
Trajectendossier in Dropbox voor Business; Tweede spoor begeleiding Loopbaanbegeleiding Coaching Re-integratie	2 jaar na einde contract	Redelijke termijn en wettelijke plicht
Verwerkersovereenkomst	Zolang nodig voor de uitvoering van de dienstverlening	Redelijke termijn
Factuurgegevens	7 jaar na factuurdatum	Wettelijke plicht
Gegevens klanten	Zolang nodig voor de uitvoering van de dienstverlening	Redelijke termijn
Gegevens potentiële klanten	Zolang nodig voor onze bedrijfsvoering	Redelijke termijn
Gegevens Blik op werk	Zolang nodig voor de uitvoering van de dienstverlening	Wettelijke plicht

 

Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

Aan wie geven wij uw gegevens door?

Geen verkoop aan derden
Indooruitstroom verkoopt uw gegevens nooit aan derden.

Alleen doorgifte indien noodzakelijk

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de werkgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk daarbij aan een coach, psycholoog, of aan de accountant en belastingdienst in verband met de belastingaangifte.

Beperkte doorgifte aan de werkgever

Ook verstrekken wij relevante gegevens uit het re-integratiedossier aan de werkgever. Dit zijn: de procesmatige begeleidingsafspraken, werkervaringsplaatsingsovereenkomsten en detacheringsovereenkomsten. Inhoudelijke informatie wordt uitdrukkelijk niet gedeeld met de werkgever.

Beperkte doorgifte aan leveranciers

Daarnaast maken wij gebruik van leveranciers, waaronder websitebeheerders en hosting bedrijven voor het hosten van onze website. De hosting provider host uw gegevens in Europa, de websitebeheerder heeft slechts incidenteel toegang tot uw gegevens als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het beheer. Tot slot gebruiken wij CRM-software voor ons klantenbeheer. Ook deze partijen hebben hun servers in Europa staan en hebben geen inhoudelijke inzage of toegang tot uw gegevens

Afspraken met derden vastgelegd

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Indooruitstroom blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe bewaren en beveiligen wij persoonsgegevens?

Indooruitstroom doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@indooruitstroom.nl.

 

Technische en organisatorische maatregelen

Om de veiligheid van de persoonsgegevens zoveel als mogelijk te waarborgen neemt Indooruitstroom andere de volgende maatregelen:

Uitgangspunt bij de verwerking van persoonsgegevens is dat alleen de (ingehuurde) medewerkers die voor hun werkzaamheden toegang tot de gegevens moeten hebben, dit ook krijgen.

Indooruitstroom werkt met digitale dossiers.

Alle (ingehuurde) medewerkers van Indooruitstroom, die kennis krijgen van gegevens uit de persoons- en bedrijfsregistratie of delen ervan, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij gegevensverstrekking in overeenstemming is met het doel van de registratie, of op enige bepaling van wet- en regelgeving berust.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan verwerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, sluit Indooruitstroom met deze partijen een verwerkersovereenkomst waarin onder andere wordt afgesproken dat deze verwerkers eveneens de persoonsgegevens optimaal beveiligen en dat de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen.

Medewerkers en andere geautoriseerde gebruikers van de systemen van Indooruitstroom hebben toegang tot deze systemen middels tweewegverificatie. De systemen en de beveiligingsmaatregelen zijn zo ingericht dat zoveel als mogelijk wordt voorkomen dat gegevens onnodig worden verzameld en/of verder worden verwerkt dan nodig.

Wij gebruiken cookies of vergelijkbare technieken

Indooruitstroom gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies van Google Analytics die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.

Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Het privacybeleid van Google Analytics vindt u hier.

Social Media

Berichten op de website van Indooruitstroom kunt u delen via de social media buttons op de website. Pas als u op de button klikt, zullen deze social media kanalen cookies plaatsen. Daarmee verzamelen zij informatie. De privacyverklaringen kunt u hier lezen:

• LinkedIn
• Facebook
• Twitter

Geheimhouding

De verantwoordelijke en de verwerkers dienen geheimhouding te bewaren inzake alle informatie en persoonsgegevens waartoe zij op grond van hun activiteiten met de persoon toegang tot hebben.

Indooruistroom draagt er zorg voor dat de in de bovenstaande vermelde geheimhoudingsverplichting wordt nageleefd door personen in dienst Indooruitstroom, die werkzaam zijn ten behoeve van Indooruitstroom, alsmede door de bij de uitvoering van de werkzaamheden door Indooruitstroom ingeschakelde derden.

Betreffende personen hebben daartoe getekend in hun arbeidsovereenkomst c.q. (raam)overeenkomst bij de aanvang van hun werkzaamheden voor Indooruitstroom.

Wat zijn uw rechten?

U hebt als betrokkene diverse rechten ten aanzien van de persoonsgegevens die door Indooruitstroom worden verwerkt.

Eisen aanvraag

Voor elke verzoek tot uitoefening van uw recht geldt het volgende. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot de uitoefening van uw recht door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Reactietermijn

Indooruitstroom zal zo spoedig mogelijk na ontvangst van een verzoek, maar in ieder geval binnen 1 maand, op uw verzoek reageren. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn indien nodig met nog eens 2 maanden worden verlengd. Indooruitstroom stelt uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek de betrokkene op de hoogte van een verlenging van de termijn. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene om een andere vorm verzoekt.

Rechten van de werkgever

De werkgever heeft alleen rechten ten aanzien van haar eigen gegevens, maar niet ten aanzien van de gegevens die Indooruitstroom heeft van de werknemers (cliënten) van deze werkgever.

Wel heeft de werkgever het recht om te controleren of Indooruitstroom de voorwaarden vastlegt en dit privacyreglement naleeft. Daarvoor kan de werkgever een audit laten uitvoeren. De audit wordt door een onafhankelijke derde uitgevoerd en gebeurt op kosten van de werkgever.

Rechten van de betrokkene (cliënt)

De betrokkene, waaronder de cliënt, heeft diverse rechten die hierna nader worden uitgelegd.

Recht op inzage

De betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens die wij verwerken in te zien. Als de betrokkene een afschrift van de gegevens wil ontvangen, dan zal Indooruitstroom deze gegevens verstrekken tegen een redelijke kostenvergoeding. Het recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd indien dit de privacy van een andere persoon schaadt.

Recht op rectificatie en aanvulling

Indooruitstroom is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist zijn. Wij actualiseren de gegevens als dat nodig is. In dit kader heeft de betrokkene het recht een verzoek te doen om zijn/haar persoonsgegevens te laten rectificeren of aan te vullen. Het moet dan gaan om persoonsgegevens die feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet relevant zijn, dan wel in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Indooruitstroom reageert binnen de gestelde termijn op het verzoek. Een afwijzing van het verzoek wordt door ons nader gemotiveerd. Indooruistroom is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte te brengen van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op wissen van gegevens / vergetelheid

Op verzoek van de betrokkene zal Indooruitstroom persoonsgegevens van deze betrokkene zonder onredelijke vertraging wissen, onder andere indien:

• persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• de betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
• betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking;
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.

Recht op beperking van de verwerking

Op verzoek van de betrokkene worden zijn/haar persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt en niet gewijzigd. Dit is mogelijk in de in artikel 18 van de Algemene Verordening Persoonsgegevens genoemde gevallen. Het is aan Indooruitstroom om dit te beoordelen en hierin een belangenafweging te maken. Is de verwerking feitelijk beperkt, dan zal Indooruitsroom dit in het bestand aangegeven, zodat de beperking ook duidelijk is voor ontvangers van de persoonsgegevens. Als de beperking weer wordt opgeheven, zal de betrokkene hiervan op de hoogte worden gesteld.

Recht op overdraagbaarheid

Op verzoek van de betrokkene verstrekt Indooruitstroom zijn/haar digitale gegevens in een vorm die het voor de betrokkene makkelijk maakt om de gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. De gegevens worden in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te verstrekt.

Recht van bezwaar

De betrokkene kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie bezwaar maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, als is voldaan aan de in artikel 21 van de Algemene Verordening Persoonsgegevens genoemde eisen. Indooruitstroom maakt daarbij een eigen belangenafweging. Als een betrokkene bezwaar maakt staakt Indooruitstroom de verwerking totdat er duidelijkheid is over de rechtmatigheid van de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.

Melding

Indien zich onverhoopt een zogenaamd datalek zal voordoen, zullen alle benodigde maatregelen  worden genomen om eventuele schade tot een minimum te beperken. Daarbij zullen alle partijen worden geïnformeerd over het voorval en de genomen maatregelen.

Recht op het indienen van een klacht

Indooruitstroom wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wij houden deze privacyverklaring actueel

Daarom behoudt Indooruitstroom zich het recht voor om deze privacy verklaring te wijzigen en een nieuwe versie te plaatsen op de website. Wij raden u daarom aan om regelmatig onze website en pagina www.indooruitstroom.nl te raadplegen om zeker te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
 

Indus: 1 oktober  2024 versie 0.3